Puis-je écrire un script sur AODocs pour modifier automatiquement l'autorisation sur les dossiers?

Question

J'utilise AODocs pour le travail en entreprise et nous aimerions pouvoir verrouiller les dossiers qui ne sont plus pertinents, sans avoir à les supprimer au cas où nous aurions besoin d'informations spécifiques plus tard. Cependant, les laisser ouverts pourrait laisser les gens ajouter des choses à l'intérieur que nous ne voulons pas. Je sais qu'il n'est pas possible de verrouiller des dossiers individuellement dans AODocs mais que vous devez utiliser les autorisations. Faire cela à la main sachant que nous avons plus de 70 dossiers par mois à fermer serait une grande tâche à demander à quiconque de le faire. Par conséquent, je voulais savoir s'il était possible de créer un script qui modifie automatiquement l'autorisation sur les dossiers qui sont sélectionnés?

Answer 1

Après une vérification rapide de la AODocs documentation, voici ce que je vous conseille:

• Vous devrez configurer votre bibliothèque dans les autorisations flexibles et exécuter un script pour forcer le dossier (et son contenu) à être en lecture seule lorsque vous le décidez.
• Vous ne pouvez pas "étiqueter" les dossiers pour savoir lesquels verrouiller, vous devriez donc utiliser une étiquette dans le nom du dossier comme "[verrouillé]".

AODocs a également a forum about custom script questions (vous devez être connecté à la plate-forme de support):

• équipe AODocs et l'ingénierie surveillent de près cette communauté.
• La documentation de script personnalisée n'est pas publiée publiquement, mais vous pouvez certainement y accéder.

Espérons que ça aide.

Answer 2

Je vous suggère d'utiliser un script Google Apps pour développer quelque chose comme ça. Si vous créez un document Apps Script sur votre Drive, vous pouvez gérer tous les dossiers de votre choix. Essayez ce script:

function myFunction() { 
 
    
 
    //take all folders in Drive 
 
    var folders = DriveApp.getFolders(); 
 
    //loop on folders 
 
    while (folders.hasNext()) { 
 
    //take the current folder 
 
    var folder = folders.next(); 
 
    Logger.log(folder.getName()); 
 
    
 
    /*I take all editors, but it's possible to take even all viewers inserting var users = folder.getViewers();*/ 
 
    var users = folder.getEditors(); 
 
     
 
    //loop on users  
 
    for(var i=0; i<users.length;i++) { 
 
     //revoke all permissions to current user 
 
     folder= folder.revokePermissions(users[i]); 
 
    } 
 
    } 
 
}

Le résultat est le suivant: tous les éditeurs sont supprimés. En outre, il est possible de programmer l'exécution du script en créant un déclencheur

** NB ** Cette méthode n'empêche pas les utilisateurs d'accéder au dossier s'ils appartiennent à une classe d'utilisateurs ayant un accès général - par exemple, si le dossier est partagé avec le domaine entier de l'utilisateur.