ERD est la seule solution. Comme on dit, une image vaut mille mots.
Mais n'essayez pas de mettre toute la base de données sur un seul diagramme. Dans tous les cas, sauf dans les cas les plus banals, vous serez accablé par votre auditoire pour essayer de digérer l'ensemble de la conception de la base de données en une seule fois. Au lieu de cela, divisez les diagrammes en domaines qui ne représentent que les tableaux les plus pertinents de chaque diagramme. Par exemple, un système de point de vente peut avoir des diagrammes distincts pour l'inventaire, les ventes, la comptabilité, la gestion des clients, la sécurité, l'audit et la création de rapports. Certaines tables apparaîtront dans plus d'un domaine - c'est à prévoir.
En ce qui concerne l'outillage, rien ne vaut ErWin, mais il est très cher et uniquement disponible pour Windows. Visio est omniprésent dans un environnement d'entreprise, mais n'est disponible que sous Windows et n'est pas vraiment bon marché non plus. Les Mac offrent de très bons outils de création de diagrammes; la plupart d'entre eux ne sont pas gratuits. Dia est un outil de création de diagrammes décent, gratuit et multiplateforme. C'est un peu bizarre, cependant; et je n'ai pas eu beaucoup de succès à rendre les diagrammes aussi beaux que je veux qu'ils regardent.
Pour MySQL, j'ai joué avec fabFORCE dbDesigner et ce n'est pas mal, mais j'ai trouvé que son support pour plusieurs domaines manquait un peu à l'époque - peut-être qu'ils l'ont amélioré depuis. Mais c'est gratuit et fonctionne sur Windows et Linux.
Pour la présentation réelle, je crée des images à partir de ces outils de création de diagrammes et les place dans un logiciel de présentation (PowerPoint, KeyNote ou OpenOffice Impress). Ces présentations peuvent être exportées en PDF et distribuées à l'audience; ils n'auront besoin de rien de plus qu'une visionneuse PDF pour revoir les informations plus tard.
Personnellement, je trouve les ERD les plus faciles à lire et à comprendre. Visio est un excellent outil pour cela. – Oded